Кадровый электронный документооборот

На современном этапе развития сотрудники отдела кадров как многих организаций, так и учебных заведений внедряют в процесс своей работы современные информационные технологии, а именно кадровый электронный документооборот. В Юго-Западном государственном университете применение автоматизированной системе учета кадров способствовало как поднятию кадрового обеспечения университета на более высокий уровень, так и применению мер и действий, которые направлены на полное использование деловых способностей, умений и навыков персонала, так как компетентный, мотивированный и заинтересованный в плодотворной работе штат сотрудников является основной целью деятельности отдела кадров.

В настоящее время одной из актуальных форм ведения кадровой документации является электронный документооборот. Электронный документооборот представляет собой современный метод работы с документами по кадровому составу, в процессе которого производится создание, оформление, согласование и подписания необходимой документации в режиме онлайн с применением цифровой подписи без личной встречи с сотрудником. Документооборот в электронном виде способствует замене не только бумажных документов и сохранению их копии на электронном носителе, но и созданию электронного архива, что дает возможность избежать хранения значительных по размеру папок с бумажными документами.

Установить кадровый электронные документооборот предоставляется возможным при обращении в специализированные компании, например, HRlink, информация о которых представлена на их сайтах в сети Интернет. Компании предоставляющие данные услуги гарантируют:

• удобную форму интерфейса;

• готовые решения по ведению документооборота в электронном виде;

• уменьшение финансовых затрат.

Основными преимуществами КЭДО являются:

• автоматическое уведомление сотрудника о необходимости подписания документа;

• сокращение рабочего времени на поиск нужного документа;

• гибкость маршрутов, т.е. в случае необходимости подписания документа несколькими сотрудниками в программе создается определенный маршрут, согласно которому документ переходит автоматически по цепочке от одного сотрудника к другому;

• быстрота доступа к любому количеству документации;

• автоуничтожение документа в результате истечения срока его хранения;

• контроль процесса документооборота в автоматическом режиме;

• наличие актуальных и соответствующий требованиям законодательства шаблонов документов;

• возможность подписания документов в любой точке мира и с любого, имеющегося устройства при наличии доступа в интернет;

• прозрачность ведения документооборота при появлении трудовых споров;

• возможность подписания руководителем нескольких документов единовременно, применив функцию массового подписания. 

Список использованных источников 

1. kursk.hh.ru/article/30854

2. picktech.ru/blog/avto-biz/kadrovyy-edo-kedo-chto-eto-takoe-kak-pereyti-i-vnedrit/