Рекомендации по проведению занятий

Инструкция для обучающегося

1. Перед проведением промежуточной аттестации, итоговой аттестации, государственной итоговой аттестации (далее - аттестации) обучающийся обязан ознакомиться с требованиями проведения аттестации. Ответственность за предоставление обучающемуся информации о требованиях проведения аттестации возложена на куратора академической группы, председателя комиссии (либо члена (членов) комиссии по представлению председателя).

2. Во время проведения аттестации обучающийся обязан использовать программное обеспечение (ПО), позволяющее передавать постоянно в реальном режиме времени видеоизображение и звук со стороны обучающегося нескольким работникам университета (членам комиссии, часть которых может не являться работниками университета) в режиме видеоконференции, например, BigBlueButton (в электронной информационно-образовательной среде университета), Zoom, Skype, TrueConf, Webinar, Hangouts или аналогичные. Информация о выбранном ПО должна быть доведена до сведения обучающегося не позднее 3 суток до проведения аттестации, ответственность за предоставление обучающемуся данной информации возложена на куратора академической группы, председателя комиссии (либо члена (членов) комиссии по представлению председателя).

3. Для трансляции изображения и звука обучающийся может использовать следующие средства вычислительной техники (ВТ): персональный компьютер, ноутбук, моноблок или иное аналогичное устройство, оборудованное веб-камерой (или IP-камерой) и микрофоном (встроенным микрофоном), а также мобильное устройство (смартфон, планшетный компьютер или аналогичное устройство).

4. Обучающийся обязан самостоятельно произвести загрузку выбранного ПО и его установку на используемое средство ВТ в течение суток после получения информации о выбранном ПО. Загрузку ПО обучающийся производит с соответствующих сайтов разработчиков ПО: https://zoom.us/pricing, https://www.skype.com/ru/, https://trueconf.ru/, https://webinar.ru/tariffs/, https://hangouts.google.com/, др.

5. Не позднее, чем за сутки до проведения аттестации обучающийся обязан произвести проверку работоспособности используемого им средства ВТ в выбранном ПО: наличие и качество аудио и видео связи. Проверка работоспособности может быть произведена путем тестовой связи с куратором академической группы, председателем комиссии (либо членом комиссии, назначенным председателем).

6. В случае необходимости демонстрации обучающимся во время аттестации каких-либо графических материалов он обязан за сутки до проведения аттестационных испытаний предоставить соответствующие файлы либо с использованием применяемого при проведении видеоконференции ПО, либо на адреса электронной почты всех членов комиссии, которые доводится до сведения обучающегося куратором соответствующей академической группы или председателем комиссии (либо членом комиссии, назначенным председателем).

7. В день проведения назначенной аттестации не позднее чем за 15 минут до установленного времени ее начала обучающийся обязан произвести вход в соответствующую видеоконференцию и удостовериться в наличии качественного аудио- и видео-соединения.

8. Перед началом процедуры аттестации обучающийся для однозначной идентификации личности обязан показать на веб-камеру членам комиссии рядом со своим лицом документ, удостоверяющий личность (например, паспорт), на котором размещена фотография, фамилия, имя и отчество обучающегося; поворачивая веб-камеру, продемонстрировать, что в помещении отсутствуют посторонние лица, продемонстрировать рабочее место, на котором будет находиться обучающийся в течение всей процедуры аттестации.

9. Проведение идентификации должно быть проведено перед началом аттестации у всех обучающихся, подключенных к соответствующей видеоконференции.

10. В случае проведения аттестации в устной форме до сведения обучающихся доводится график проведения аттестации, который определяется членами комиссии с учетом специфики конкретного аттестационного испытания и количества подключенных и идентифицированных обучающихся.

11. Обучающиеся, не подключившиеся к соответствующей видеоконференции до начала аттестации к аттестационным испытаниям не допускаются.

12. В процессе аттестации обучающийся должен располагать камеру так, чтобы в поле зрения членов комиссии попадало лицо обучающегося, часть рабочего места обучающегося. Камера должна быть установлена строго перед лицом обучающегося, не допускается установка камеры сбоку, голова должна полностью помещаться в кадр, не допускается частичный или полный уход обучающегося из поля видимости камеры, лицо должно находиться преимущественно в центре области обзора камеры на протяжении всей процедуры аттестации. Волосы, одежда, руки или иные предметы не должны закрывать область лица, не разрешается надевать солнцезащитные очки, можно использовать очки только с прозрачными линзами.

13. Одежда обучающегося должна соответствовать общепринятым в обществе нормам делового стиля и исключать вызывающие детали.

14. Обучающемуся во время проведения видеоконференции запрещается использовать виртуальный фон видеоизображения.

15. При проведении аттестации обучающего в индивидуальном порядке (итоговая аттестация, государственная итоговая аттестация, зачет либо экзамен в устной форме, защита отчетов по практике, ликвидация академической задолженности, пр.) по требованию комиссии обучающийся обязан предоставить кроме лица и изображения части рабочего места изображение, имеющееся на экране его средства ВТ.

16. Во время выполнения заданий обучающемуся запрещено использовать какие-либо средства связи и/или другие электронные устройства, позволяющие принимать, передавать, хранить и обрабатывать информацию (в том числе фото- и видеоаппаратуру), а также справочные материалы, письменные заметки и иные электронные и неэлектронные средства хранения и передачи информации, кроме перечня, одобренного членами комиссии.

17. Обучающемуся разрешается временно покидать свое рабочее место только по согласованию с членами комиссии.

18. Обучающемуся запрещается передавать материалы аттестации посторонним лицам, присутствие посторонних лиц, которые могут повлиять на результат аттестации, рядом с рабочим местом обучающегося не допускается.

19. При проведении аттестации в устной форме (в т.ч. при защите выпускной квалификационной работы) обучающиеся подключаются к видеоконференции по очереди в соответствии с определенным членами комиссии графиком.

20. При проведении аттестации в письменной форме, в компьютерной форме, обучающиеся подключаются к видеоконференции одновременно в соответствии с утвержденным расписанием аттестации.

21. При проведении аттестации в компьютерной форме выполнение заданий должно осуществляться в браузере, окно которого должно быть развернуто на весь экран, нельзя переключаться на другие приложения (включая другие браузеры) или сворачивать браузер, нельзя открывать сторонние вкладки (страницы) без согласования с членами комиссии.

22. По завершении обучающимся доклада, устного ответа, тестирования оня обязан сообщить об этом членам комиссии, при необходимости – ответить на вопросы, поставленные членами комиссии (лицами, присутствующими при проведении аттестации).

23. После завершения аттестации в случае необходимости по требованию председателя комиссии (например, на время обсуждения результатов аттестации) покинуть видеоконференцию либо отключить видео- (аудио-) связь. После обсуждения результатов аттестации обучающийся может снова подключиться к видеоконференции по распоряжению председателя комиссии. Кроме того, итоги аттестации могут быть доведены до обучающегося с помощью иных программно-аппаратных средств – через электронную информационно-образовательную систему университета, СМС-сообщения и т.п.

24. Отключение трансляции звука и видео со стороны обучающегося на протяжении процедуры аттестации запрещается, при этом обучающийся обязан соблюдать тишину в эфире за исключением случаев, когда члены комиссии дают слово обучающемуся для ответа.

25. Обучающиеся обязаны по просьбе члена комиссии незамедлительно продемонстрировать свое лицо и рабочее место в любой момент процедуры аттестации, а также, при необходимости, продемонстрировать изображение рабочего стола своего персонального компьютера (мобильного устройства) встроенными средствами используемого программного обеспечения.

26. Аналогичные действия обучающийся обязан выполнить в случае разрыва соединения и последующего восстановления связи.

27. В случае нарушения обучающимся вышеуказанных требований по решению председателя комиссии и по согласованию с членами комиссии обучающий может быть принудительно отключен от соответствующей видеоконференции с получением им оценки «неудовлетворительно» либо «незачтено».

28. При невозможности восстановления видеосвязи с обучающимся разрешается изменение даты и (или) времени проведения аттестации в соответствии с локальными нормативными актами ЮЗГУ по ходатайству председателя комиссии.

29. В случае отсутствия возможности выполнить обучающимся требования, предьявляемые к проведению аттестации в форме видеоконференции, обучающийся обязан немедленно сообщать членам комиссии об этом факте. Решение о продолжении аттестации принимается председателем комиссии по согласованию с членами комиссии.

Заполнение соответствующих граф в зачетной книжке обучающегося производится централизованно через деканат соответствующего факультета и председателя комиссии с возможным привлечением куратора и (или) старосты академической группы.

Инструкция для организаторов защиты выпускных квалификационных работ

1. Перед проведением защиты выпускных квалификационных работ (далее – защиты ВКР) обучающиеся обязаны ознакомиться с требованиями проведения итоговой государственной (итоговой) аттестации (приказ ректора университета от ___). Ответственность за предоставление обучающемуся информации о требованиях проведения аттестации возложена на председателя комиссии (либо члена (членов) комиссии по представлению председателя).

Во время проведения защиты ВКР члены комиссии и обучающиеся обязаны использовать программное обеспечение (ПО), позволяющее передавать постоянно в реальном режиме времени видеоизображение и звук со стороны как обучающегося , так и членов комиссии в режиме видеоконференции, например, BigBlueButton (в электронной информационно-образовательной среде университета), Zoom, Skype, TrueConf, Webinar, Hangouts или аналогичные. Информация о выбранном ПО должна быть доведена до сведения обучающегося не позднее 3 суток до проведения защиты ВКР, ответственность за предоставление обучающемуся данной информации возложена на председателя комиссии (либо члена (членов) комиссии по представлению председателя). Далее в настоящей инструкции приводится последовательность действий для сервиса для проведения видеоконференций Zoom (https://zoom.us/ru-ru/meetings.html).

2. Для трансляции изображения и звука обучающийся и члены комиссии могут использовать следующие средства вычислительной техники (ВТ): персональный компьютер, ноутбук, моноблок или иное аналогичное устройство, оборудованное веб-камерой (или IP-камерой) и микрофоном (встроенным микрофоном), а также мобильное устройство (смартфон, планшетный компьютер или аналогичное устройство).

3. Обучающийся обязан самостоятельно произвести загрузку выбранного ПО и его установку на используемое средство ВТ в течение суток после получения информации о выбранном ПО.

4. Обязательным при проведении защиты ВКР является присутствие на защите ВКР обучающегося, председателя комиссии, секретаря комиссии, членов комиссии (в количестве, соответствующему кворуму на данном мероприятии). Допускается присутствие на видеоконференции прочих лиц – только с согласия председателя комиссии.

5. При проведении защиты ВКР обязательной является видеозапись мероприятия. Ответственность за осуществление видеозаписи и дальнейшую ее обработку возлагается на секретаря комиссии. Необходима реализация локальной записи, функция которой позволяет записывать видео и звук видеоконференции локально на компьютер секретаря комиссии.

6. Для включения функции локальной записи для всех членов комиссии необходимо следующее:

- секретарь комиссии должен войти в учетную запись администратора соответствующей видеоконференции на веб-портале Zoom с привилегией редактирования групп пользователей и нажать «Управление группами»;

- нажать на имя группы, а затем - на вкладку «Настройки»;

- перейти к параметру «Локальная запись» на вкладке «Запись» и убедиться, что настройка включена. Если настройка отключена, необходимо нажать переключатель «Состояние», для ее включения. При появлении диалогового окна подтверждения следует нажать «Включить», чтобы подтвердить изменение (если настройка отображается серым цветом, то она заблокирована на уровне учетной записи, и ее необходимо изменить на этом уровне).

7. В целях идентификации обучающегося и присутствующих на защите ВКР членов комиссии является обязательным наличие их видеоизображения при проведении защиты ВКР. Видеоизображение прочих лиц, присутствующих при защите ВКР, обязательно только в случае их выступления на мероприятии.

8. Не позднее двух рабочих дней до дня защиты ВКР до обучающихся и членов комиссии должен быть доведен график мероприятия с указанием фамилий, инициалов обучающихся, номеров их зачетных книжек и временем защиты ВКР.

9. Не позднее, чем за сутки до проведения защиты ВКР обучающиеся и секретарь комиссии обязаны произвести проверку работоспособности используемого ими средства ВТ с выбранным ПО: наличие и качество аудио и видео связи. Проверка работоспособности может быть произведена путем тестовой связи с председателем комиссии либо членом комиссии, назначенным председателем.

10. В случае необходимости демонстрации обучающимся во время защиты ВКР каких-либо графических материалов он обязан за сутки до проведения аттестационных испытаний предоставить соответствующие файлы либо с использованием применяемого при проведении видеоконференции ПО, либо на адреса электронной почты всех членов комиссии, которые доводится до сведения обучающегося секретарем комиссии, председателем комиссии (либо членом комиссии, назначенным председателем).

11. В день проведения назначенной защиты ВКР не позднее чем за 15 минут до установленного времени начала процедуры защиты ВКР обучающиеся обязаны произвести вход в соответствующую видеоконференцию и удостовериться в наличии качественного аудио- и видео-соединения.

12. Перед началом процедуры защиты ВКР обучающиеся для однозначной идентификации личности обязаны показать на веб-камеру членам комиссии рядом со своим лицом документ, удостоверяющий личность (например, паспорт), на котором размещена фотография, фамилия, имя и отчество обучающегося; поворачивая веб-камеру, продемонстрировать, что в помещении отсутствуют посторонние лица, продемонстрировать рабочее место, на котором будет находиться обучающийся в течение всей процедуры аттестации.

13. Проведение идентификации должно быть проведено перед началом защиты ВКР у всех обучающихся, подключенных к соответствующей видеоконференции. Обучающиеся, не подключившиеся к соответствующей видеоконференции до начала защиты ВКР к ней не допускаются.

14. В процессе защиты ВКР обучающийся секретарь комиссии должен обеспечить, чтобы камера обучающегося была расположена так, чтобы в поле зрения членов комиссии попадало лицо обучающегося. Камера должна быть установлена строго перед лицом обучающегося, не допускается установка камеры сбоку, голова и торс должны полностью помещаться в кадр, не допускается частичный или полный уход обучающегося из поля видимости камеры, обучающийся должен находиться преимущественно в центре области обзора камеры на протяжении всей процедуры защиты ВКР. Волосы, одежда, руки или иные предметы не должны закрывать область лица, не разрешается надевать солнцезащитные очки, допускается использовать очки только с прозрачными линзами.

15. При необходимости, с разрешения председателя комиссии, обучающийся может осуществлять демонстрацию экрана на своих настольном компьютере, планшете и мобильных устройствах. По распоряжению председателя комиссии такая демонстрация может быть прекращена и продолжена трансляция изображения обучающегося.

16. Одежда обучающегося должна соответствовать общепринятым в обществе нормам делового стиля и исключать вызывающие детали.

17. Во время защиты ВКР обучающемуся запрещено использовать какие-либо средства связи и/или другие электронные устройства, позволяющие принимать, передавать, хранить и обрабатывать информацию (в том числе фото- и видеоаппаратуру), а также справочные материалы, письменные заметки и иные электронные и неэлектронные средства хранения и передачи информации, кроме перечня, одобренного членами комиссии.

18. Обучающемуся разрешается временно покидать свое поле обзора своей видеокамеры только с разрешения председателя комиссии.

19. Обучающемуся запрещается передавать материалы защиты ВКР посторонним лицам, присутствие посторонних лиц, которые могут повлиять на результат защиты ВКР, рядом с обучающимся не допускается.

20. Для осуществления записи защиты ВКР необходимо:

- секретарю комиссии начать конференцию Zoom в качестве организатора;

- нажать параметр «Запись».

- при появлении подсказки в меню нажать «Записывать на этот компьютер». В противном случае можно пропустить этот шаг;

- после запуска записи секретарь комиссии, члены комиссии и прочие лица, присутствующие на данной видеоконференции и будут видеть в левом верхнем углу соответствующие индикаторы записи (если вышеуказанные значки записи в конференции не отображаются, запись конференции не ведется). При нажатии на меню «Участники» также отображается индикатор записи рядом с пользователем (секретарем комиссии), который ведет активную запись.

21. Во время проведения защиты ВКР с разрешения председателя комиссии допускаются перерывы. Во время перерывов локальная запись видеоконференции должна быть прекращена. Для этого необходимо:

- нажать кнопку «Остановить запись» в нижней части экрана (запись также может быть поставлена на паузу при нажатии на индикатор в верхнем левом углу экрана), при этом будет отображаться соответствующий индикатор;

- для продолжения записи секретарю комиссии необходимо нажать кнопку «Продолжить запись» в нижней части экрана либо индикатор в верхнем левом углу экрана (при возобновлении записи она будет осуществляться в новый файл.

22. При проведении защиты ВКР обучающиеся подключаются к видеоконференции по очереди в соответствии с определенным членами комиссии графиком.

23. По завершении обучающимся доклада он обязан сообщить об этом членам комиссии, затем, после разрешения председателя комиссии, ответить на вопросы, поставленные членами комиссии и, с разрешения председателя комиссии, лицами, присутствующими при проведении защиты ВКР.

24. Отключение трансляции звука и видео со стороны обучающегося на протяжении процедуры защиты ВКР запрещается, при этом обучающийся обязан соблюдать тишину в эфире за исключением случаев, когда члены комиссии дают слово обучающемуся для ответа.

25. Обучающиеся обязаны по просьбе члена комиссии незамедлительно продемонстрировать свое лицо в любой момент процедуры защиты ВКР, а также, при необходимости, продемонстрировать изображение рабочего стола своего персонального компьютера (мобильного устройства) встроенными средствами используемого ПО.

27. В случае нарушения обучающимся вышеуказанных требований по решению председателя комиссии и по согласованию с членами комиссии обучающий может быть принудительно отключен от видеоконференции с получением им оценки «неудовлетворительно».

29. В случае отсутствия возможности выполнить обучающимся требования, предьявляемые к проведению защиты ВКР в форме видеоконференции, обучающийся обязан немедленно сообщать членам комиссии об этом факте. Решение о продолжении защиты ВКР принимается председателем комиссии по согласованию с членами комиссии.

30. После завершения процедуры защиты ВКР все обучающиеся, запланированные к защите ВКР в данный день, по требованию председателя комиссии на время обсуждения результатов защиты ВКР обязаны покинуть видеоконференцию. Контроль этого возлагается на секретаря конференции.

31. Обсуждение результатов защиты ВКР также обязано фиксироваться в видеозаписи мероприятия.

32. После обсуждения результатов защиты ВКР все обучающиеся, принимавшие участие в защите ВКР, должны снова подключиться к видеоконференции по распоряжению председателя комиссии для объявления полученных оценок председателем комиссии.

33. После объявления полученных оценок по разрешению председателя комиссии допускаются видео- либо аудио-выступления лиц, присутствующих на защите ВКР.

34. Процедура защиты ВКР может быть завершена только по решению председателя комиссии. После этого запись видеоконференции прекращается секретарем комиссии. Для этого необходимо нажать кнопку «Остановить запись» внизу экрана либо нажать на соответствующий индикатор в верхнем левом углу (после окончания видеоконференции появится подсказка «У вас есть запись, которую нужно преобразовать перед просмотром», запись будет доступна после завершения преобразования).

35. После завершения процесса преобразования автоматически откроется папка, содержащая файлы записи. По умолчанию аудио/видеофайл получает имя Zoom_0.mp4, его необходимо будет переименовать в имя вида ВКР-XX.YY.ZZ-ФО-ДД.ММ.ГГ-ФИО.mp4 (XX.YY.ZZ – обозначения шифра направления подготовки, ФО – форма обучения: «Д» - очная, «В» - очно-заочная, «З» - заочная, ДД.ММ.ГГ – дата проведения защиты ВКР, ФИО – фамилия, инициалы обучающегося).

36. После завершения защит ВКР у всех обучающихся определенного направления подготовки секретарь комиссии обязан перенести видеозаписи процедур защиты ВКР на иной носитель информации: компакт-диски CD-R, CD-RW и др. Носители информации с записью процедур защит ВКР хранятся на соответствующих кафедрах университета не менее 6 месяцев. При необходимости носители информации могут быть переданы на хранение в Управление информатизации университета (по служебной записке заведующего кафедрой с визой директора Департамента информационных технологий и нового набора).